Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung eines Projektprotokolls
Ein Projektprotokoll ist ein essentielles Instrument zur Dokumentation von Besprechungen und Zusammenkünften im Projektverlauf. Es hält Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben fest, die während eines Meetings behandelt wurden. Im Folgenden finden Sie eine optimierte schrittweise Anleitung zur Erstellung eines solchen Protokolls:
Schritt 1: Vorbereitung
- Bestimmen Sie den Projektnamen und das Datum des Treffens.
- Erstellen Sie die Agenda für das Treffen und markieren Sie für jedes Agenda-Element dessen Art als A (Aufgabe), I (Information) oder E (Entscheidung) entsprechend der geplanten Behandlung.
- Notieren Sie die erwarteten Teilnehmer und kennzeichnen Sie bereits bekannte Absenzen.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie eine Vorlage des Projektprotokolls parat haben, die alle erforderlichen Abschnitte, wie in der nachfolgenden Beispielvorlage, enthält.
Schritt 2: Beginn des Treffens
- Starten Sie das Protokoll mit dem Projektnamen, dem Datum des Treffens und der Anwesenheitsliste.
- Führen Sie eine Liste der entschuldigten Teilnehmer.
- Nummerieren Sie die Zeilen in der Tabelle fortlaufend unter der Spalte „Nr“, um späteren Referenzen und Diskussionen eine klare Struktur zu geben.
Schritt 3: Dokumentation der Diskussionen
- Tragen Sie jedes besprochene Thema aus der Agenda in der Spalte „Thema“ ein.
- In der Spalte „Dokumentation“ halten Sie Diskussionen, Entscheidungen oder festgelegte Aufgaben fest. Achten Sie darauf, alle relevanten Details zu notieren.
- Unter „Verantwortlichkeit“ vermerken Sie, welche Person oder welches Team für die jeweilige Aufgabe oder Entscheidung verantwortlich ist.
Schritt 4: Abschluss des Treffens
- Geben Sie im Abschnitt „Nächster Termin“ das Datum und die Uhrzeit des nächsten geplanten Treffens an.
- Erstellen Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Treffens, inklusive Hauptergebnisse, zugewiesenen Aufgaben und getroffenen Entscheidungen im Abschnitt „Summary“.
Beispielhaftes Protokoll eines Projektmeetings
Projektname: [Projektname]
Datum: [Datum]
Anwesenheit: [Teilnehmerliste]
Entschuldigt: [Entschuldigte Teilnehmer]
| Nr | Thema | Dokumentation | Verantwortlichkeit |
|---|---|---|---|
| 1 | Budget | I: Budget für nächstes Jahr freigegeben. | Fr. Munter |
| A: Vorstellung des Budgets im nächsten Meeting. | Hr. Bunter | ||
| 2 | … | … | … |
| 3 | … | … | … |
Durch diese klar strukturierte Vorgehensweise wird das Protokollieren von Meetings übersichtlich und nachvollziehbar, sodass alle Beteiligten stets den Überblick behalten.
Zum nächsten Meeting wird mit dem aktuellsten vorliegend Protokoll begonnen. Nicht erledigte Aufgaben werden in das neue Protokoll übernommen und sind somit als Wiedervorlage für alle ersichtlich.