Jeder, der schon einmal ein Projekt koordiniert oder daran teilgenommen hat, weiß, dass die Organisation und Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Kommunikation eine entscheidende Rolle spielt. Eine ungeordnete Sammlung von Dokumenten kann schnell zur Verwirrung führen, Arbeitsprozesse verlangsamen und die Produktivität hemmen. Deshalb ist es unabdingbar, von Beginn an eine klar strukturierte Ablage anzulegen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einen generischen Vorschlag für eine solche Ablagestruktur, die sich in zahlreichen Projekten bewährt hat.
Strukturieren Sie Ihr Projekt effizient
Vorab ein Überblick über den generischen Ablagevorschlag:
- [Projektname]
- 1_Projektplanung
- ├── 1.1_Projektantrag
- ├── 1.2_Projektauftrag
- ├── 1.3_Stakeholder-Analyse
- ├── 1.4_Risikoanalyse
- └── 1.5_Ressourcenplanung
- 2_Dokumentation
- ├── 2.1_Meeting-Protokolle
- ├── 2.2_Statusberichte
- └── 2.3_Enddokumentation
- 3_Kommunikation
- ├── 3.1_Email-Korrespondenz
- ├── 3.2_Prasentationen
- └── 3.3_Medien & Werbematerial
- 4_Projektarbeit
- ├── 4.1_Teilaufgaben
- ├── 4.2_Arbeitspakete
- └── 4.3_Projektlieferungen
- 5_Finanzen
- ├── 5.1_Budgetplanung
- ├── 5.2_Ausgaben
- ├── 5.3_Rechnungen
- └── 5.4_Finanzberichte
- 6_Ressourcen
- ├── 6.1_Teammitglieder & Rollen
- ├── 6.2_Werkzeuge & Software
- ├── 6.3_Ausstattung
- └── 6.4_Dienstleister & Partner
- 7_Archiv
- ├── 7.1_Alte Versionen
- ├── 7.2_Abgelaufene Dokumente
- └── 7.3_Backup
1. Projektplanung: Dieser Abschnitt beinhaltet alle Initialdokumente, die für den Start, die Planung und den allgemeinen Rahmen des Projekts erforderlich sind. Hier finden Sie u.a. Ihren Projektantrag, den Projektauftrag, sowie Analysen zu Stakeholdern und Risiken. Ebenso sollten Sie Ihre Ressourcenplanung hier ablegen.
2. Dokumentation: Die Dokumentation ist essenziell, um den Fortschritt und die Entwicklungen Ihres Projekts transparent zu halten. Unter dieser Kategorie speichern Sie Meeting-Protokolle, Statusberichte und die abschließende Enddokumentation des Projekts.
3. Kommunikation: Die Kommunikation mit Stakeholdern, Teammitgliedern und anderen Beteiligten ist das Herzstück jedes Projekts. Dieser Ordner speichert sämtliche kommunikative Elemente – von E-Mails über Präsentationen bis hin zu Werbematerial.
4. Projektarbeit: Dies ist der operative Teil Ihres Projekts. Hier werden alle Aufgaben, Arbeitspakete und Lieferungen des Projekts systematisch abgelegt.
5. Finanzen: Ein Projekt ohne Budgetüberwachung ist wie ein Schiff ohne Kompass. Bewahren Sie in diesem Bereich alles auf, was mit der finanziellen Planung und Kontrolle Ihres Projekts zu tun hat.
6. Ressourcen: Ein Projekt lebt von den Menschen und Mitteln, die es antreiben. Unter “Ressourcen” dokumentieren Sie alle Teammitglieder, eingesetzten Werkzeuge, Softwarelösungen und externen Dienstleister.
7. Archiv: Nicht alles, was Sie während des Projekts erstellen, wird dauerhaft gebraucht. In diesem Bereich archivieren Sie ältere Versionen von Dokumenten oder Daten, die nicht mehr aktiv genutzt werden, jedoch für spätere Zwecke oder Referenzen wichtig sein könnten.
Tipps für eine erfolgreiche Ablage
- Konsistente Benennung: Verwenden Sie durchgängige und aussagekräftige Namen für Ordner und Dateien. Dies erleichtert das schnelle Auffinden und Verstehen der Inhalte.
- Regelmäßige Überprüfung: Gerade in langlaufenden Projekten kann es sinnvoll sein, die Ablagestruktur gelegentlich zu überarbeiten und anzupassen.
Eine gut organisierte Ablage spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern oder Übersehenem. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Projekts die Zeit, eine solide Struktur zu schaffen – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken!