Ein Statusbericht fungiert als Momentaufnahme des aktuellen Projektzustands. Er hält Stakeholder informiert und ermöglicht es dem Projektteam, den Fortschritt klar zu visualisieren. Hier ist ein präziser Leitfaden zur Gestaltung einer Statusbericht-Vorlage:
1. Projektdaten:
- Basisinformationen – Projektnamen, Projektleiter, Start-/Enddatum und Berichtsperiode festlegen, um den Kontext des Berichts klarzustellen.
2. Aktuelle Projektphase:
- Phasenstatus – Benennen Sie die aktuelle Phase, in der sich das Projekt befindet (z.B. Konzeption, Entwicklung, Testphase, Abschluss).
3. Projekt-Übersicht:
- Kurzfassung – Hauptaktivitäten und Meilensteine hervorheben, die erreicht wurden und noch anstehen.
4. Fortschrittsbericht:
- Messbarer Fortschritt – Wichtige Aktivitäten und Meilensteine auflisten, den Fortschritt in Prozent anzeigen und die Messmethode erläutern.
5. Herausforderungen & Lösungen:
- Konfrontation mit Realität – Aktuelle Probleme und Hindernisse darstellen und erläutern, wie sie angegangen werden.
6. Finanz-Update:
- Budgetüberwachung – Ausgaben und Prognosen im Auge behalten, etwaige Abweichungen kommentieren und die Art der Budgetermittlung (z.B. historische Daten, Expertenschätzung, Bottom-up oder Top-down) erläutern. Die Art der Budgetermittlung trägt dazu bei Risiken zu benennen. Wird Top-Down gearbeitet, wäre ein Risiko innerhalb der Risikomatrix, dass das Budget bei Komplizierten und Komplexenthemen nicht zwangsläufig valide bestimmt werden kann.
7. Ressourcen-Status:
- Eingesetzte Mittel – Wichtige Ressourcen auflisten und Engpässe oder Überkapazitäten kennzeichnen.
8. Risikoaktualisierung:
- Vorbeugung & Reaktion – Neu identifizierte Risiken und die Bewältigungsstrategien hervorheben.
9. Stakeholder-Kommunikation:
- Beziehungspflege – Kommunikationsverlauf mit den Stakeholdern beschreiben und erhaltenes Feedback darstellen.
10. Blick in die Zukunft:
- Was kommt als Nächstes? – Geplante Schritte und Ziele für die nächste Berichtsperiode darstellen.
11. Zusatzmaterial:
- Visuelle Unterstützung – Anhänge beifügen, wie Diagramme oder Tabellen, um den Bericht zu veranschaulichen.
12. Freigabe & Verbreitung:
- Letzte Schritte – Den Genehmigungsprozess beschreiben und festlegen, wie der Bericht verteilt wird.
Ein maßgeschneiderter Statusbericht spiegelt nicht nur den Projektfortschritt wider, sondern bildet auch eine solide Grundlage für zukünftige Entscheidungen. Die Flexibilität der Vorlage sollte jedoch gewährleistet sein, um sie an unterschiedliche Projektanforderungen anpassen zu können.