Der Beginn eines Projekts stellt zweifellos eine der essenziellen Phasen dar, die einen maßgeblichen Einfluss auf den späteren Erfolg oder Misserfolg des gesamten Vorhabens haben können. Diese Projektanfangsphase, auch als “Projektstart” bezeichnet, ist der Zeitpunkt, an dem das Projekt offiziell in Gang gesetzt wird. Dabei erfolgt die Definition des Projektumfangs, die Identifikation der relevanten Stakeholder und die Bildung des Projektteams. Ziel dieses Blogartikels ist es, den Projektstart näher zu beleuchten und die notwendigen Schritte zu erläutern, die zur Initiierung eines Projekts erforderlich sind.
Der Projektstart setzt sich aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten zusammen, die je nach Art, Größe und Komplexität des jeweiligen Projekts variieren können. Die nachfolgende Strukturierung bietet eine mögliche Übersicht:
- Projektinitiierung: In dieser Phase wird die Projektidee formuliert und auf ihre Machbarkeit und Sinnhaftigkeit hin überprüft. Dabei werden die Ziele des Projekts, der zu erwartende Nutzen, potenzielle Risiken und die allgemeinen Rahmenbedingungen skizziert. Zudem werden die Hauptinteressengruppen, auch Stakeholder genannt, identifiziert. Die Resultate dieses Schritts werden in einem Dokument festgehalten, das unterschiedliche Bezeichnungen wie Projektantrag, Projektvorschlag oder Projektcharter tragen kann.
- Projektgenehmigung: Hier wird der Projektantrag von den zuständigen Entscheidungsträgern überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt. Dabei erfolgt eine Bewertung der Projektoptionen hinsichtlich ihrer Ziele, potenziellen Nutzen, Risiken und Rahmenbedingungen im Kontext der strategischen Ausrichtung der Organisation. Zudem werden die benötigten Ressourcen wie Finanzen, Zeit, Personal und Materialien freigegeben oder verweigert. Die Zustimmung zum Projekt signalisiert das verbindliche Engagement aller Beteiligten, das Projekt zu unterstützen und zum Erfolg zu führen.
- Projektdefinition: In dieser Phase wird der Projektumfang weiter konkretisiert und im Detail beschrieben. Dies umfasst die genaue Ermittlung, Analyse, Priorisierung, Dokumentation und Verwaltung der Projektanforderungen. Parallel dazu werden Qualitätskriterien festgelegt, anhand derer die Projektergebnisse beurteilt werden können. Die Resultate dieser Etappe fließen in ein Dokument ein, das als Anforderungsspezifikation, Lastenheft oder Pflichtenheft bezeichnet wird.
- Projektplanung: Hier erfolgt die Erstellung eines umfassenden Projektplans, der den Weg zur Erreichung des Projektziels darlegt. Dies beinhaltet die Aufteilung der Aufgaben oder Aktivitäten, ihre zeitliche Abfolge, die Terminierung und Budgetierung. Ebenso werden die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder und weiterer Beteiligter definiert und zugeteilt. Zudem werden Risiken identifiziert, bewertet und gesteuert sowie Kommunikations- und Berichtswege festgelegt. Die Ergebnisse dieser Phase werden in einem Dokument zusammengefasst, das als Projektplan, Terminplan, Kostenplan oder Risikoplan bezeichnet wird.
- Projektausführung: In dieser Phase wird der Projektplan umgesetzt, wodurch die Projektergebnisse erarbeitet und geliefert werden. Dies umfasst die Durchführung, Überwachung und Steuerung der Einzelaufgaben oder Aktivitäten. Auch die Überprüfung und Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanforderungen fällt in diesen Bereich. Zudem werden Fortschritte dokumentiert und kommuniziert sowie auftretende Probleme gelöst oder eskaliert. Die Resultate dieser Stufe sind das finale Projektergebnis oder -produkt sowie die entsprechende Dokumentation.
Der Projektstart bildet somit das Gerüst, welches von der Projektinitiierung bis hin zur Projektausführung reicht. Diese Phase erweist sich als essenziell, um den Umfang zu definieren und zu kontrollieren, das Engagement der Beteiligten zu sichern und zu stärken sowie die Qualität sicherzustellen und fortlaufend zu optimieren.