Die Projektabschlussphase markiert den finalen Abschnitt eines Projekts, in welchem die offizielle Beendigung eingeleitet wird. Dabei werden die erzielten Ergebnisse oder Produkte einer Bewertung unterzogen und übergeben, die projektspezifischen Dokumente archiviert und die gewonnenen Erkenntnisse analysiert. Diese Phase besitzt erhebliche Relevanz aus verschiedenen Gründen:
- Bestimmung und Dokumentation des Erfolgs oder Misserfolgs: Der Projektabschluss ist ausschlaggebend, um den Grad des Projekterfolgs oder -misserfolgs festzuhalten und in Dokumenten zu verankern.
- Berücksichtigung der Stakeholder-Zufriedenheit: In dieser Phase wird die Zufriedenheit der involvierten Parteien bewertet und in die Abschlussdokumentation einbezogen.
- Anerkennung der Leistung des Projektteams: Der Projektabschluss gewährt die Gelegenheit, die Leistungen des Projektteams zu anerkennen und zu würdigen.
- Befreiung oder Klärung von Ressourcen und Verbindlichkeiten: Die Abschlussphase beinhaltet die Freigabe von Ressourcen und klärt mögliche Verbindlichkeiten, die das Projekt betreffen.
- Ableitung und Weitergabe von Lernpunkten: Der Projektabschluss ermöglicht die Identifikation von Lernerfahrungen und Veränderungsbedarfen, die aus dem Projekt hervorgehen, und sorgt für die Weitergabe dieser Einsichten.
Der Projektabschluss fungiert als essenzieller Eckpfeiler im Rahmen des Projektmanagements und sollte keinesfalls übersehen oder übersprungen werden. Er erfüllt das Ziel, ein Projekt angemessen abzuschließen und zu reflektieren.
Ablauf des Projektabschlusses:
Die Phase des Projektabschlusses unterteilt sich in verschiedene Schritte, die abhängig von der Art, Größe und Komplexität des Projekts variieren können. Ein möglicher Gliederungsansatz ist folgender:
1. Projektabschlussbericht: In diesem Schritt wird ein schriftlicher Bericht erstellt, der die wesentlichen Informationen des Projekts zusammenfasst. Der Bericht umfasst:
- Die formulierten und erreichten Projektziele
- Projektkosten und Aufwände
- Vergleich zwischen Plan und Realität in Bezug auf Zeit- und Ressourcenaufwand
- Qualitätsbewertung des erreichten Ergebnisses oder Produkts
- Risikoanalyse und angewandtes Risikomanagement
- Analyse der Stakeholder und deren Management im Projekt
- Teamdynamik und Teammanagement im Verlauf des Projekts
- Schlussfolgerungen und Empfehlungen für künftige Projekte
Der Bericht sollte präzise, kompakt und sachlich verfasst sein und sowohl positive als auch negative Aspekte des Projekts beleuchten.
2. Projektabschlusspräsentation: In dieser Besprechung wird der Projektabschlussbericht vorgestellt. Anwesend sollten sein:
- Auftraggeber oder Kunden des Projekts
- Projektleitung oder Verantwortliche
- Projektteammitglieder
- Relevante Stakeholder
Die Präsentation strebt danach:
- Die erreichten Ergebnisse zu zeigen und zu übergeben
- Rückmeldungen von Stakeholdern zu sammeln und zu diskutieren
- Das Engagement der Beteiligten zu bestätigen
- Wertschätzung und Feedback für das Projektteam auszudrücken
- Die Beendigung des Projektteams bekannt zu geben
Die Sitzung sollte strukturiert, interaktiv und förderlich für konstruktive Diskussionen sein, unter Berücksichtigung von Fakten und emotionalen Aspekten.
3. Projektarchivierung: In diesem Stadium werden alle relevanten Informationen und Unterlagen des Projekts archiviert oder aufbewahrt. Die Dokumentation sollte folgendes umfassen:
- Projektantrag oder Projektcharta
- Anforderungsspezifikation oder Lastenheft
- Projektplan oder Terminplan
- Kostenplan oder Budget
- Risikoplan oder Risikoregister
- Qualitätsplan oder Qualitätsmanagement-Handbuch
- Kommunikationsplan oder Kommunikationsmatrix
- Verlaufsberichte oder Protokolle
- Änderungsanträge oder Change Requests
- Projektabschlussbericht
Die Dokumentation sollte ordentlich, vollständig und aktuell sein, in einem passenden Format, Medium und Speicherort. Ihre Zugänglichkeit und Nutzbarkeit für zukünftige Projekte ist essenziell.
4. Projektevaluation: In diesem Schritt wird die Erfahrung und Erkenntnis aus dem Projekt bewertet oder reflektiert. Die Evaluation adressiert Fragen wie:
- Welche Aspekte verliefen erfolgreich, welche weniger erfolgreich?
- Was zeichnete die Stärken und Schwächen des Projektteams aus?
- Welche Erfolge und Misserfolge lassen sich im Projekt ausmachen?
- Welche Chancen und Risiken beeinflussten das Projekt?
- Welche positiven oder negativen Konsequenzen resultierten aus dem Projekt?
- Welche Lernpunkte und Verbesserungen lassen sich für künftige Projekte ableiten?
Die Evaluation sollte ehrlich, kritisch und zielgerichtet ablaufen, in einem offenen und vertrauensvollen Umfeld. Die Ergebnisse dieser Analyse sollten in konkrete Handlungsmaßnahmen überführt werden.
Risiken und Lösungsansätze beim Projektabschluss:
Der Projektabschluss birgt nicht unerhebliche Risiken, die den Erfolg des Projekts gefährden oder beeinträchtigen können. Einige gängige Risiken sind:
- Unvollständige oder fehlerhafte Ergebnisse oder Produkte: Es besteht die Möglichkeit, dass die produzierten Ergebnisse oder Produkte nicht den Anforderungen oder Qualitätskriterien entsprechen. Dies kann zu Unzufriedenheit, Reklamationen oder Vertragsstrafen führen.
- Ungenaue oder fehlende Abnahme oder Übergabe: Die Festlegung der Abnahme- und Übergabeverfahren ist unklar oder erfolgt nicht angemessen. Es könnten Unsicherheiten, Konflikte oder Haftungsfragen entstehen.
- Unzureichende oder unvollständige Dokumentation oder Archivierung: Die Dokumentation oder Archivierung des Projekts kann unvollständig oder fehlerhaft sein. Dies kann Informationsverlust, Wissensverfall oder rechtliche Herausforderungen nach sich ziehen.
- Mangelnde oder unangemessene Würdigung oder Evaluation: Eine unzureichende Würdigung oder Bewertung des Projekts kann das Engagement der Beteiligten mindern. Dies könnte zur Demotivation, Frustration oder Qualitätsminderung führen.
Um derartige Risiken zu vermeiden oder einzudämmen, ist eine sorgfältige Planung, Durchführung und Überwachung des Projektabschlusses erforderlich. Dabei sollten folgende Hinweise berücksichtigt werden:
- Zeitiger Beginn: Der Projektabschluss sollte nicht erst am Ende des Projekts in Angriff genommen werden. Vielmehr sollte bereits während des Projekts Vorbereitung getroffen werden, indem Anforderungen, Erwartungen sowie benötigte Ressourcen und Aktivitäten definiert werden.
- Klare Kommunikation: Eine transparente und klare Kommunikation des Projektabschlusses ist essenziell, sowohl intern als auch extern. Alle betroffenen Parteien sollten über den Stand, die Abwicklung und die Ergebnisse informiert und involviert werden.
- Formeller Abschluss: Der Projektabschluss sollte in formaler und offizieller Weise erfolgen, sowohl schriftlich als auch mündlich. Alle Dokumente sollten unterzeichnet, alle Ergebnisse übergeben und alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden.
- Positive Bewertung: Die Abschlussphase sollte eine positive und konstruktive Bewertung erfahren, sowohl fachlich als auch persönlich. Eine Würdigung der Leistungen, eine Reflexion der Erfahrungen und Empfehlungen für die Zukunft sollten dabei im Mittelpunkt stehen.
Die optimale Abwicklung des Projektabschlusses erfordert eine klare Struktur, eine sorgfältige Planung und eine gründliche Reflexion. Nur durch einen gut durchdachten Abschluss kann der volle Wert eines Projekts erkannt und genutzt werden.