Kanban ist ein agiles Framework, das Mitte des 20. Jahrhunderts bei Toyota seinen Ursprung hatte. Ursprünglich als Methode zur Flexibilisierung und Effizienzsteigerung in der Produktion entwickelt, wurde Kanban später von David J. Anderson auf das Management von Projekten übertragen. Im Gegensatz zu starren Abläufen oder Strukturen legt Kanban den Fokus auf Selbstorganisation und das Ziehen von Aufgaben durch die Mitarbeiter oder das Team (Pull-Prinzip).
Die Grundprinzipien von Kanban lassen sich in vier Punkten zusammenfassen:
- Starte mit dem, was Du gerade machst: Kanban ermutigt dazu, mit den aktuellen Aufgaben zu beginnen und schrittweise Veränderungen anzustreben.
- Strebe inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an: Statt radikaler Umstellungen sollen Veränderungen schrittweise eingeführt werden, um den Arbeitsprozess kontinuierlich zu verbessern.
- Respektiere aktuelle Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel: Kanban berücksichtigt bestehende Strukturen und Rollen und zielt darauf ab, diese zu optimieren, anstatt sie komplett zu überwerfen.
- Fördere Führung und Verantwortung auf allen Ebenen der Organisation: Jeder in der Organisation trägt zur Verbesserung bei, indem Verantwortung und Initiative gefördert werden.
Die sechs Praktiken von Kanban
Mache die Arbeit sichtbar: Die Praktik “Mache die Arbeit sichtbar” ist eine zentrale Säule von Kanban. Dieses Konzept wird oft durch die Verwendung eines Kanban-Boards erreicht. Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung des Arbeitsprozesses, bei dem Aufgaben in Spalten organisiert sind, die den verschiedenen Stadien des Workflows entsprechen. Jede Aufgabe wird durch eine Karte oder eine digitale Notiz repräsentiert, die von einer Spalte zur nächsten verschoben wird, wenn sie den entsprechenden Arbeitsabschnitt durchläuft. Dies ermöglicht es dem Team, den Fortschritt auf einen Blick zu erkennen, Engpässe zu identifizieren und Engagements zu priorisieren.
Limitiere die Menge angefangener Arbeiten: Ein weiteres Grundprinzip von Kanban ist die Begrenzung der angefangenen Arbeiten. Diese Praktik hilft, Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu lenken. Anstatt eine große Anzahl von Aufgaben gleichzeitig anzugehen, legt Kanban eine Obergrenze für die Anzahl der parallel bearbeiteten Aufgaben fest. Diese Begrenzung sorgt dafür, dass das Team seine Ressourcen und Aufmerksamkeit auf die Aufgaben konzentriert, die am dringendsten sind, und verhindert, dass es in einem Zustand permanenter Überlastung gerät.
Messe und manage den Fluss: Die Praktik des Flussmanagements konzentriert sich darauf, wie Aufgaben durch den Workflow bewegt werden. Durch das Überwachen des Flusses können Engpässe und Verzögerungen identifiziert werden. Wenn ein Engpass erkannt wird, kann das Team Maßnahmen ergreifen, um die Ursachen zu beseitigen und den Arbeitsfluss zu optimieren. Diese kontinuierliche Überwachung und Steuerung des Flusses trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen.
Mache Prozessregeln explizit: Die Klarheit und Transparenz der Arbeitsprozesse sind entscheidend, um ein reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten. In Kanban werden Prozessregeln explizit gemacht und für alle Teammitglieder deutlich kommuniziert. Dies umfasst den Prozess, wie Aufgaben erstellt, priorisiert, bearbeitet und abgeschlossen werden. Indem diese Regeln für alle sichtbar sind, wird ein einheitliches Verständnis geschaffen, wie Aufgaben im Team behandelt werden, was die Koordination und Zusammenarbeit erleichtert.
Entwickle Rückmeldemechanismen: Kontinuierliches Feedback ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Ansatzes von Kanban. Durch Rückmeldemechanismen wie regelmäßige Reviews und retrospektive Analysen kann das Team den Prozess bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Dieses Feedback ermöglicht es dem Team, Anpassungen vorzunehmen, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren und auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Führe gemeinschaftlich Verbesserungen durch: Kanban legt großen Wert darauf, dass Verbesserungen von der gesamten Organisation getragen werden. Dies bedeutet, dass alle Teammitglieder dazu ermutigt werden, Ideen zur Prozessoptimierung einzubringen. Durch die Förderung eines gemeinschaftlichen Ansatzes können Innovationen und neue Ansätze entstehen, die dazu beitragen, die Effizienz und Qualität der Arbeit kontinuierlich zu steigern.
Kanban kann gut mit anderen agilen Methoden wie Scrum oder klassischem Projektmanagement kombiniert werden. Es bietet eine flexible Herangehensweise, die sich an bestehende Strukturen anpasst und auf kontinuierliche Verbesserung abzielt. Praktisch angewendet findet man Kanban nicht nur in der Produktion, sondern auch im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung, wo es zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Effizienz genutzt wird.